Een medewerker die met rugklachten thuiszit, een collega die al maanden last heeft van haar pols, of een teamlid dat aangeeft vermoeid te zijn na een dag achter het scherm – het zijn signalen die vaak wijzen op een ongeschikte werkplek. Toch wordt er in veel organisaties pas laat ingegrepen. Een werkplekonderzoek kan in zulke gevallen een cruciale rol spelen, en HR is vaak de spil in het herkennen en organiseren hiervan. Maar wat houdt een werkplek onderzoek eigenlijk in, en waarom is het zo belangrijk voor een toekomstgerichte HR-aanpak?

Wat is een werkplekonderzoek?

Een werkplekonderzoek is een analyse van de fysieke werkplek van een medewerker, uitgevoerd door een ergonomisch specialist of arbeidsdeskundige. Het doel is om te beoordelen of de werkplek voldoet aan ergonomische richtlijnen en of er aanpassingen nodig zijn om lichamelijke klachten te voorkomen of te verminderen.

 

Tijdens zo’n onderzoek wordt gekeken naar onder andere de zithouding, de hoogte van het bureau en scherm, de positionering van de muis en het toetsenbord, en het gebruik van hulpmiddelen zoals voetsteunen of documenthouders. Naast de fysieke werkplek wordt ook het werkgedrag besproken – denk aan pauzes, afwisseling in houding, en werkdruk.

Preventie én oplossing

Een werkplekonderzoek kan zowel preventief als curatief worden ingezet. Preventief bij nieuwe medewerkers, bij reorganisaties of veranderingen in de werkomgeving. Curatief wanneer een medewerker al klachten ervaart, zoals RSI, nek- of rugpijn. In beide gevallen helpt het onderzoek om gezondheidsproblemen te beperken en het welzijn van medewerkers te verbeteren.

 

Organisaties die werkplekonderzoeken actief inzetten, merken vaak dat medewerkers zich gehoord voelen en sneller stappen zetten richting herstel. Bovendien kan het ziekteverzuim ermee worden teruggedrongen – en dat maakt het ook vanuit kostenperspectief een slimme investering.

De rol van HR: signaleren, faciliteren en opvolgen

Voor HR ligt hier een duidelijke verantwoordelijkheid. Niet alleen omdat het past binnen goed werkgeverschap, maar ook omdat HR vaak als eerste signalen opvangt. Klachten komen binnen bij de leidinggevende of via een verzuimmelding, en de HR-afdeling is meestal betrokken bij het gesprek over vervolgstappen.

Signaleren

HR-professionals zitten vaak dicht op de werkvloer. Dat betekent dat ze vroegtijdig signalen kunnen opvangen van medewerkers die niet lekker in hun vel zitten – letterlijk. Door klachten serieus te nemen en actief het gesprek aan te gaan, kan HR het verschil maken tussen een korte interventie en langdurig verzuim.

Faciliteren

Een werkplekonderzoek regel je niet “even snel”. HR heeft een belangrijke rol in het inschakelen van een ergonomisch specialist of arbodienst, het plannen van het onderzoek en het communiceren met zowel medewerker als leidinggevende. Zeker in grotere organisaties is het handig om hier een vast protocol voor te hebben.

Opvolging

Na het onderzoek ontvangt de medewerker een adviesrapport. Hierin staan praktische aanpassingen, zoals een andere stoel, een laptopstandaard of het verlagen van het bureau. Maar ook gedragsaanbevelingen komen aan bod, zoals vaker pauzeren of werkhouding afwisselen. Het is aan HR om te zorgen dat deze adviezen niet in de la belanden. Door afspraken te maken met de leidinggevende en de medewerker te ondersteunen bij de implementatie, wordt het werkplekonderzoek écht waardevol.

Werkplekonderzoek als onderdeel van duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk thema binnen veel organisaties, en terecht. Medewerkers die fysiek én mentaal gezond zijn, presteren beter, zijn productiever en blijven langer inzetbaar. Een werkplekonderzoek sluit hier naadloos op aan.

 

Door werkplekonderzoeken structureel onderdeel te maken van je HR-beleid – bijvoorbeeld bij onboarding, terugkeer na verzuim of bij reorganisaties – toon je als werkgever dat je gezondheid en welzijn serieus neemt. Bovendien voorkom je dat klachten zich opstapelen en uiteindelijk leiden tot uitval.

Tips voor HR: zo pak je het aan

Wil je als HR-afdeling serieus werk maken van werkplekonderzoek? Dan zijn dit een paar concrete stappen:

Zorg voor bewustwording

Leg binnen je organisatie uit wat een werkplekonderzoek is en wanneer het ingezet kan worden.

Maak het laagdrempelig

Laat medewerkers weten dat ze zelf om een onderzoek kunnen vragen, en communiceer daar helder over.

Werk samen met professionals

Kies voor een betrouwbare arbodienst of ergonomisch adviseur met ervaring in jouw branche.

Leg afspraken vast

Ontwikkel een intern stappenplan zodat leidinggevenden en HR weten wat te doen bij signalen van klachten.

Volg adviezen op

Check na een paar weken of de medewerker iets heeft gehad aan het onderzoek, en of de adviezen zijn toegepast.